Instrução DDPE nº 1, de 04 de outubro de 2017

DOE - 06/10/2017

O Diretor do Departamento de Despesa de Pessoal do Estado com base no Artigo 7º da Portaria CAF-G nº 25, de 27 de setembro de 2017, e objetivando orientar as Unidades Administrativas quanto aos procedimentos relativos ao COMUNICADO DE OCORRÊNCIA, expede a presente Instrução:

Artigo 1º. O Comunicado de Ocorrência deve ser utilizado para informar situações que impliquem sustação, redução ou reposição de pagamento de vencimentos/vantagens de servidores, nos termos da legislação em vigor, observando-se o Roteiro de Utilização (Anexo I), para acesso por meio eletrônico, e o Roteiro de Preenchimento (Anexo II), para formulário em papel.

Artigo 2º. O acesso ao "Comunicado de Ocorrência Eletrônico" dar-se-á por meio de senhas atribuídas aos usuários:

O responsável pela Unidade Administrativa solicitará a inclusão e/ou exclusão de usuários através de Ofício (Anexo III);

O ofício deverá ser encaminhado ao Diretor do Centro de Despesa de Pessoal, ou Centro Regional de Despesa de Pessoal;
Os ofícios da Secretaria da Educação deverão ser encaminhados através das Diretorias de Ensino;
As senhas serão nominais e intransferíveis;
O responsável pela Unidade Administrativa e o detentor da senha responsabilizar-se-ão por todas as informações geradas com a utilização dessa senha;
Cada Unidade Administrativa ou grupo de Unidades Administrativas terá no máximo 04 (quatro) senhas;
No Roteiro de Utilização do Comunicado de Ocorrência Eletrônico (Anexo II), constarão os procedimentos para cadastramento de senhas.

Artigo 3º. Os Centros de Despesa de Pagamento – CDPe’s e os Centros Regionais de Despesa de Pagamento – CRDPe’s, ao verificarem a inobservância do disposto na Portaria CAF-G nº 25, de 27 de setembro de 2017, deverão notificar as Unidades de Recursos Humanos sobre a necessidade do envio imediato das ocorrências, a fim de coibir o pagamento de valores indevidos.

Artigo 4º. Esta Instrução entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Instrução DDPE nº 5, de 23 de outubro de 2015.

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ANEXO I - ROTEIRO DE UTILIZAÇÃO PARA O COMUNICADO DE OCORRÊNCIA ELETRÔNICO

Procedimentos para Cadastramento de Senhas:
- O servidor autorizado receberá um "Login" (Usuário) e a "Senha Provisória" atribuída pelo Centro de Despesa de Pessoal ou Centro Regional de Despesa de Pessoal;
- Acessar o endereço: www.fazenda.sp.gov.br/folha;
- Digitar o "Login" no Campo "Usuário";
- Digitar a "Senha Provisória" no Campo "Senha";
- Clicar em "Entrar";
- Confirmar os Dados Pessoais digitando: RG, CPF e Data de Nascimento;
- Digitar a "Nova Senha" e repetir a "Nova Senha" (Alfanumérica de no mínimo 6 e máximo 8 caracteres);
- No campo "Dica" digitar uma palavra ou frase que ajude a lembrar a nova senha.

Alteração de Senhas:
- A senha poderá ser alterada a qualquer tempo, na opção "Mudança de Senha", disponível na página do Comunicado de Ocorrência Eletrônico;
- Digitar a Senha atual;
- Digitar a Nova senha;
- Confirmar a nova senha;
- Digitar um Dica (uma palavra ou frase que ajude a lembrar a nova senha).
OBS: A senha permitirá que o responsável pela Unidade Administrativa ou pelo Grupo de Unidades Administrativas, tenha acesso a todos os servidores da(s) respectiva(s) Unidade(s).

Inclusão de Ocorrências:
- Digitar o "RS" ou "RG" do servidor;
- Clicar em "Incluir" e "Prosseguir";
- Após o preenchimento dos campos, clicar em "Enviar". O arquivo será enviado à Secretaria da Fazenda e o sistema gerará um número para o comunicado;
- A cada envio será registrado o "Nome do responsável pelo envio" e a "Data do envio";
- Poderá ser efetuado mais de um lançamento para o mesmo servidor.
1. Dados que serão apresentados preenchidos, conforme consta na folha de pagamento:
  - Secretaria;
  - Cód. UA / Denominação;
  - CDPe / CRDPe;
  - RG;
  - RS / PV / EX;
  - Nome;
  - Cargo;
  - Jornada.
2. Dados que deverão ser informados:
  - Endereço
    Indicar o endereço completo (nome da rua, número, complemento, bairro, cidade e CEP) do servidor.
  - Ocorrências
    - Informar em qual situação o servidor se enquadra;
    - Para facilitar os lançamentos, o operador poderá utilizar os recursos:
      - Clicar na seta do campo "Ocorrências", para abrir a janela com a relação de todas as ocorrências;
      - Clicar no campo "Ocorrências" e digitar a primeira letra do nome da ocorrência que deseja lançar. Se a ocorrência exibida não for a desejada clicar a mesma letra até exibir a denominação desejada ou utilizar a barra de rolagem.
    - Na situação de dispensa do servidor "Docente ACT" pertencente à Secretaria da Educação, somente poderá ser enviado a Ocorrência quando rejeitado no Processo Automático de Dispensa, bem como é obrigatório informar no Campo "Observações" o "Motivo da Rejeição" e a "Data".
    - Para as Ocorrências informadas deverá ser informado no campo "Observações" a freqüência do mês anterior, até a véspera da ocorrência.
  - Cessação de Designação
    Informar o cargo que está sendo cessado.
  - Perdas / Cessação de Vantagem
  - Cessação de Salário Família
    Indicar se Cessação de Salário Família.
  - Nome do Dependente
    Informar o nome completo do Dependente.
  - Motivo
    Informar o motivo que levou a cessação / exclusão do dependente, podendo ser:
    
    1. Casamento;
    2. Falecimento;
    3. Cancelamento.
  - A partir de
    Indicar dia/mês/ano para cada ocorrência.
  - DOE
    Indicar a data de publicação no Diário Oficial.
  - Observações
    Informar as situações que impliquem na sustação ou redução de vencimentos, remuneração ou salário, não abrangidas nos itens anteriores.
3. Dados que o sistema assumirá:
  - Data do envio;
  - Nome completo de quem enviou.

Alteração de Ocorrência
A Unidade poderá alterar o Comunicado de Ocorrência, desde que o Centro de Despesa de Pessoal ou Centro Regional de Despesa de Pessoal não tenha efetuado a consulta.
- Clique em "Ocorrências";
- Digitar o "RS" ou "RG" do servidor;
- Clicar em "Alterar" e em seguida "Prosseguir";
- Após a alteração dos campos, deverá clicar em "Enviar". O arquivo será enviado à Secretaria da Fazenda;
- O sistema não alterará o número do Comunicado de Ocorrência.

Exclusão de Ocorrência
A Unidade poderá excluir o Comunicado de Ocorrência, desde que o Centro de Despesa de Pessoal ou Centro Regional de Despesa de Pessoal não tenha efetuado a consulta.
- Clicar em "Ocorrências";
- Digitar o "RS" ou "RG" do servidor;
- Clicar em "Excluir" e em seguida "Prosseguir";
- Será apresentado o "Comunicado de Ocorrência" e no final da tela a tecla "Excluir"
- O sistema não alterará o número do Comunicado de Ocorrência.

Consultas
Para acessar:
- Clicar na seta do Campo "Unidade" e selecionar a Unidade que desejar ou todas as Unidades.
- Escolha o "Tipo de Lançamento":
  1. Todas as ocorrências;
  2. Ocorrências enviadas;
  3. Ocorrências devolvidas (Deverá ser consultada diariamente pelo Responsável da Unidade Administrativa, pois constará o motivo da devolução do Comunicado de Ocorrência).
  Procedimento:
  - Digitar a data "DE" e "ATÉ" da consulta;
  - Clicar em "Consultar". Aparecerá uma tela com:
    - Data de envio;
    - Número
    - Situação da ocorrência.
  - Clicar no Número da Ocorrência para visualizá-la.

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ANEXO II - ROTEIRO DE PREENCHIMENTO PARA O FORMULÁRIO

Identificação da Unidade
1. Secretaria;
  
  Indicar a denominação da Secretaria a qual está vinculado o servidor.
2. Coordenadoria / Departamento / Diretoria;
  
  Indicar a denominação da Coordenadoria / Departamento / Diretoria, a qual está subordinada a Unidade.
3. Cód. UA / Denominação;
  
  Indicar o código numérico da Unidade Administrativa, bem como sua denominação.
4. Município;
  
  Indicar o município ao qual está vinculada a Unidade.
5. Mês/Ano de referência;
  
  Indicar o mês/ano de processamento da Folha de Pagamento.
6. CDPe / CRDPe;
  Indicar o código do Centro de Despesa de Pessoal ou Centro Regional de Despesa da qual está vinculada a Unidade Administrativa.
7. Endereço;
  
  Indicar o endereço completo (nome da rua, número, bairro, cidade e CEP) onde está localizada a Unidade Administrativa.
8. Telefone;
  
  Informar o número do telefone da Unidade Administrativa.
Identificação do Servidor
1. RG;
  
  Indicar o número do registro geral do Servidor.
2. RS / PV / EX;
  
  Indicar o número do registro do sistema / provimento / variação de exercício do Servidor.
3. Nome;
  
  Indicar o nome completo do Servidor.
4. Cargo / Função;
  
  Indicar a denominação do cargo ou função atividade exercida pelo Servidor.
5. Tabela;
  
  Indicar a tabela que o Servidor faz jus no cargo / função atividade.
6. Jornada
  Indicar a jornada que o Servidor faz jus no cargo / função atividade.
7. Endereço;
  
  Indicar o endereço completo (nome da rua, número, complemento, bairro, cidade) do Servidor.
8. CEP;
  
  Indicar o número do CEP do endereço do Servidor.
OBS: Ao preencher os campos contidos nos itens "a" e "b", deverão ser observados os dados constantes na folha de pagamento.
Ocorrências
1. Cessação / Denominação da Vantagem;
  
  Informar à gratificação que está sendo cessada.
  1. A partir de
    
    Indicar o dia/mês/ano da ocorrência.
2. Vacância;
  
  Indicar em qual situação se enquadra o Servidor:
  - Aposentadoria por implemento de idade (70 anos);
  - Aposentadoria por invalidez;
  - Demissão a bem do Serviço Público;
  - Demissão a critério da Administração;
  - Dispensa a bem do Serviço Público;
  - Dispensa a critério da Administração;
  - Dispensa a pedido;
  - Exoneração a critério da Administração;
  - Exoneração a pedido;
  - Falecimento;
  - Rescisão de contrato;
  NOTA: Informar a freqüência do mês anterior, até a véspera da ocorrência.
  1. A partir de
    
    Indicar o dia/mês/ano da ocorrência.
    
    NOTA: Para aposentadoria por implemento de idade, o dia/mês/ano deverá ser o dia imediato em que completar 70 (setenta) anos de idade, devendo ser encaminhado o Processo de Contagem de Tempo com a máxima urgência.
3. Afastamento / Licença com/sem prejuízo de vencimentos;
  
  Informar em qual tipo de afastamento o Servidor se encontra..
  1. A partir de
    
    Indicar o dia/mês/ano da ocorrência.
4. Servidor incluído indevidamente no BF desta Unidade;
  
  Informar a inclusão indevida de Servidores no Boletim de Freqüência, devendo informar no campo "observação" qual é a Sede de Controle correta do Servidor.
  1. A partir de
    
    Indicar o dia/mês/ano da ocorrência.
5. Abandono de cargo / função;
  
  Informar quando o servidor interromper o exercício por mais de:.
  - 15 dias consecutivos, quando se tratar de Servidor admitido pela Lei 500/1974;
  - 30 dias consecutivos, quando se tratar de servidor nomeado pela Lei 10.261/1968.
  1. A partir de
    
    Indicar o dia/mês/ano da ocorrência.
6. Prisão / Suspensão
  Indicar em qual situação se enquadra o Servidor:
  - Prisão CLT;
  - Afastamento preventivo (Artigo 266 da Lei 10261/1968);
  - Suspensão de contrato CLT;
  - Suspensão (§ 1º - Artigo 254 da Lei 10261/1968);
  - Suspensão convertida em multa (§ 2º - Artigo 254 da Lei 10261/1968).
  1. Período: De ___________ a ___________
    
    Indicar o período em que o Servidor ficou afastado.
  2. DOE
    
    Indicar a data da publicação no Diário Oficial.
7. Licença negada;
  1. Período: De ___________ a ___________
    
    Indicar o período em que o Servidor ficou afastado.
  2. DOE
    
    Indicar a data da publicação no Diário Oficial.
8. Perdas / Denominação da Vantagem;
  
  Indicar a denominação da vantagem que deverá sofrer o desconto.
  1. Período: De ___________ a ___________
    
    Indicar o período referente à perda.
  2. Quantidade de Dias
    
    Indicar a quantidade de dias a que se refere a perda.
9. Cessação do Salário Família;
  
  Indicar se cessação de Salário Família.
  1. Nome do Dependente
    
    Informar o nome completo do Dependente.
  2. Motivo
    
    Informar o motivo da Cessação / Exclusão do Dependente, podendo ser:
    1. Casamento;
    2. Falecimento;
    3. Cancelamento.
  3. A partir de __________________
    
    Informar dia/mês/ano da ocorrência.
Outras circunstâncias abrangidas pelo Artigo 1º da Portaria CAF
Informar as situações que impliquem na sustação ou redução de vencimentos, remuneração ou salário, não abrangidas nos itens anteriores.
Local
Indicar o Município ao qual está vinculada a Unidade.
Data
Indicar a data do preenchimento do formulário.
Preenchido por
Indicar o Nome do Responsável pelo preenchimento do formulário.
Assinatura e carimbo do Responsável
Assinatura e carimbo do Diretor ou Responsável.

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ANEXO III - Modelo de Ofício

A que se refere o Item "I" do Artigo 2º da Instrução DDPE nº 01/2017.

Solicitação de inclusão/exclusão senhas

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DDPE, 04 de outubro de 2017

Rubens Peruzin
Diretor

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