PERGUNTAS FREQÜENTES

III. PROGRAMA EMISSOR DE NF-e

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1. Para que serve o Programa Emissor de Nota Fiscal Eletrônica?

Este Programa serve para emitir Nota Fiscal Eletrônica modelo nacional, em substituição às Notas Fiscais em papel modelo 1, 1A ou 4. Ele foi desenvolvido para que pequenas e médias empresas também possam emitir Nota Fiscal Eletrônica e, assim, possam usufruir dos seus benefícios.

O programa está disponível no site www.fazenda.sp.gov.br/nfe, opção Emissor NF-e.

2. Instalação do Emissor de Nota Fiscal Eletrônica

O usuário interessado precisará:

• instalar a versão 1.6.0 do Java JRE. Todos os passos necessários para a esta instalação estão disponíveis aqui. Caso o Java já esteja instalado, o sistema avisará isso ao usuário.
• iniciar a instalação do Programa emissor de Nota Fiscal Eletrônica. Todos os passos necessários para esta instalação também estão disponíveis neste endereço eletrônico. Após a instalação, para abrir o programa, clique no botão “run”.

Importante: quando o usuário abrir o programa, poderá ser apresentada uma tela de atualização automática do programa. Caso esteja conectado na Internet, clique em “OK”; caso contrário, clique em “Cancel”.

3. Quais os requisitos mínimos para instalação e uso do Emissor de NF-e?

Os requisitos mínimos para instalação do programa emissor de Notas Fiscais Eletrônicas são:

• Processador Pentium III ou AMD K6 450 Megahertz ou superior.
• Memória RAM de 256 Megabytes ou superior. São recomendados 512 Megabytes.
• Espaço em disco de 98 Megabytes para o Java - JRE 6 e 30 Megabytes para o Programa Emissor NF-e.

4. Como emitir uma NF-e com o programa disponibilizado pela SEFAZ/SP?

Passos:

1) o usuário deverá clicar no símbolo da Nota Fiscal Eletrônica.

2) Poderá abrir uma mensagem de atualização automática do sistema. Caso o usuário esteja conectado na Internet, poderá clicar em “OK”. Se não estiver conectado na Internet, deverá clicar em “Cancel”.

3) clicar em “run” na mensagem que será aberta ao usuário.

4) cadastrar os dados do emitente ou escolher um emitente já cadastrado no programa.

5) digitar uma nova Nota Fiscal Eletrônica ou importar os dados de uma nota fiscal no formato txt ou xml.

6) validar as informações da Nota Fiscal e, se necessário, corrigir os erros apontados pelo sistema.

7) assinar digitalmente a Nota Fiscal Eletrônica com o certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP Brasil.

8) transmitir a Nota Fiscal Eletrônica. Esta nota será enviada para o endereço eletrônico da Secretaria da Fazenda correspondente ao estabelecimento.

9) verificar se a Nota Fiscal Eletrônica foi autorizada. Neste caso, poderá imprimir o Documento Auxiliar – DANFE.

5. Quais os tipos de certificados digitais podem ser utilizados no Emissor de NF-e disponibilizado pela SEFAZ/SP?

Para utilizar o emissor de NF-e, o contribuinte deverá dispor de Certificado Digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil. Alertamos que é possível que haja incompatibilidade dos drivers de dispositivos de armazenamento do certificado A3 (token USB ou smart cart) com o Java, linguagem no qual foi desenvolvido o “Emissor de NF-e”. Recomendamos que, antes de adquirir o certificado digital A3 armazenado em um dos dispositivos citados, o contribuinte procure obter do seu fornecedor de certificado digital a certeza sobre a compatibilidade do certificado com o “Emissor de NF-e” e o sistema operacional do equipamento.

Para a instalação de certificados no Emissor de NF-e existem as seguintes opções:

Para utilizar a primeira opção, que é a recomendada:

Atenção:

a) O certificado digital utilizado na Nota Fiscal Eletrônica deverá ser adquirido junto à Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, devendo conter o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte. Para maiores informações sobre Autoridades certificadoras, autoridades de registro e prestadores de serviços habilitados na ICP-Brasil, consulte o site http://www.iti.gov.br/icp-brasil/estrutura.

b) Não é necessário enviar a chave Pública do certificado Digital para a SEFAZ/SP. Basta que elas estejam válidas no momento da conexão e verificação da assinatura digital.

c) Não é necessário um certificado digital distinto para cada estabelecimento da empresa. A NF-e deverá ser assinada pelo emitente, com assinatura digital, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.

6. A NF-e gerada pelo Emissor de NF-e deve ser enviada ao meu cliente?

Sim. Nos termos do § 6º do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.

A forma como este envio será feito ao destinatário não está regulamentado, e pode ser ajustado entre o emitente e seu cliente.

7. Como obter a NF-e do Software Emissor de NF-e para enviá-la ou disponibilizá-la a meu cliente?

O emitente poderá exportar a NF-e autorizada do software para encaminhá-la ou disponibilizá-la ao seu cliente. Para exportar a NF-e, o usuário poderá seguir os seguintes passos:

a) Na tela de gerenciamento do Emissor da NF-e, ou na tela de detalhe da NF-e, clique em "EXPORTAR" e selecione "ARQUIVO XML" como o tipo de arquivo a ser gerado. Localize um diretório em que o arquivo será exportado;

b) Será gerado um arquivo cujo nome será composto pela chave de acesso e acrescentado com a expressão "-procNFe". Exemplo de nome de um arquivo de NF-e autorizado exportado: "35110578901234567890123456789012345678901234-procNFe". O emitente pode optar por alterar o nome do arquivo XML, clicando na opção “Alterar nomes dos XMLs”.

c) Este arquivo gerado deverá ser armazenado pelo emitente pelo prazo decadencial e também deverá ser encaminhado ou disponibilizado ao seu cliente. A forma deste envio ao seu cliente não está regulamentada pela legislação, e poderá ser feita da melhor forma segura comercialmente combinada entre o emitente e o destinatário.

8. É necessário fazer backup (cópia de segurança) das NF-e emitidas pelo Emissor NF-e? Como fazer o backup?

Sim, é aconselhável que seja feito backup periódico das NF-e emitidas, para que elas não se acumulem no software e comecem a gerar demorar na operacionalização do sistema.

Para realizar backup:

a) Saia do emitente atual (Opção "Emitente" - "Sair do Emitente Atual")

b) Clicar em "Sistema" - "Backup";

c) Selecionar o diretório em que será gravado o backup e clique em "Iniciar";

d) No backup será gerado um arquivo zipado com o nome "NFE_" seguido do ano, mês, dia, hora e minuto da geração. Exemplo de nome: "NFE_200806011200.zip", indicando que o arquivo foi gerado no ano 2008, mês 06, dia 01, às 12 horas e 00 minutos.

A NF-e autorizada cujo arquivo XML já foi exportado e armazenado em local seguro poderão ser excluídas do programa emissor de NF-e, para não sobrecarregá-lo.

Importante: antes de excluir periodicamente as NF-e, proceda às inutilizações das faixas de numeração não utilizadas do período, bem como siga as orientações sobre backup dispostas abaixo.

Para visualizar as informações da NF-e exportada, utilizar o aplicativo "visualizador NF-e (SPED)", disponível para download no site nacional da NF-e (http://www.nfe.fazenda.gov.br).

9. Como emitir uma NF-e em contingência com o programa Emissor de NF-e? <

O programa emissor de NF-e está preparado para possibilitar a emissão de NF-e em todas as formas de contingência atualmente disponíveis.

Para tanto, o contribuinte precisará indicar no campo “Forma de Emissão” uma das seguintes possibilidades:

• Contingência: indica que o usuário utilizará Formulário de Segurança, conforme previsto no artigo 36 da Portaria CAT 162/2008. Para a impressão do DANFE, a NF-e deverá estar assinada. Após sua impressão em formulário de segurança, em duas vias, a NF-e deverá ser transmitida para a SEFAZ;

• Contingência com SCAN: esta alternativa pode ser utilizada quando houver indisponibilidade por parte da Secretaria da Fazenda e a Receita Federal estiver autorizada para receber as NF-e em nomes da SEFAZ/SP. Para tanto, a NF-e será gerada com séries entre 900 e 999 (a numeração deverá ser seqüencial dentro de cada série) e, uma vez autorizada a NF-e, o DANFE poderá ser impresso em papel comum. Importante:
  • O programa Emissor já possui os endereços para transmissão da NF-e para a Receita Federal do Brasil, sendo transparente para o usuário;
  • O contribuinte poderá consultar se o SCAN está habilitado enviando e-mail para nfe_indisponibilidade@fazenda.sp.gov.br.
  • As NF-e enviadas para o SCAN estarão disponíveis para consulta, por ora, apenas no site nacional da NF-e.

• Contingência via DPEC: indica que o usuário transmitirá para a Receita Federal uma espécie de resumo da NF-e Gerada. Uma vez assinada a NF-e com a indicação deste tipo de contingência, o usuário poderá gerar o arquivo de DPEC, transmitir para a RFB (os programa já possui os respectivos endereços) e, após a regular recepção, imprimir o DANFE em papel comum. Para estas etapas,o usuário precisará seguir as informações na tela após a geração do arquivo DPEC. Atenção: a NF-e completa deverá ser transmitida à SEFAZ/SP após superados os problemas técnicos.

• Contingência FS-DA: indica que o usuário imprimirá o DANFE em um formulário de segurança específico para documentos auxiliares de documentos eletrônicos. Para a impressão do DANFE, a NF-e deverá estar assinada. Após sua impressão em FS-DA, em duas vias, a NF-e deverá ser transmitida para a SEFAZ.

Importante:

1. Se o contribuinte já tiver transmitido o arquivo digital da NF-e para a Secretaria da Fazenda, mas não tiver obtido resposta relativa à solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o outro arquivo digital a ser gerado conforme as orientações acima deverá conter número de NF-e distinto daquele anteriormente transmitido.

2. Nas hipóteses de contingência (Formulário de Segurança), DPEC ou FS-DA, o contribuinte emitente deverá transmitir à Secretaria da Fazenda os arquivos digitais gerados em situação de contingência, em até 168 (cento e sessenta e oito) horas contadas da emissão da NF-e.

3. Relativamente ao arquivo digital da NF-e transmitido antes da ocorrência de problemas técnicos e pendente de retorno quanto à Autorização de Uso da NF-e, o contribuinte emitente, após sanados os problemas técnicos, deverá consultar se a respectiva Autorização de Uso da NF-e foi concedida.

• Na hipótese de ter sido concedida a Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá solicitar o cancelamento da NF-e, se a operação tiver sido acobertada por outra NF-e, cujo arquivo digital tenha sido gerado em situação de contingência.
• Na hipótese de rejeição do arquivo digital da NF-e ou de pendência de retorno da solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá solicitar a inutilização do número da NF-e.
  

10. Como importar um arquivo no formato TXT ou XML para o programa Emissor de NF-e?

O usuário tem à disposição a funcionalidade de importação,para dentro do programa Emissor, arquivos nos formatos TXT ou XML gerados externamente ao programa. Estes arquivos podem se referir a NF-e, dados de clientes para adicionar no cadastro interno de cliente do programa, dados de produtos para adicionar no cadastro interno de produtos do programa, ou dados de transportadores, com o mesmo fim.

Para tanto, o usuário selecionará o menu “Sistema” e clicará no item “Importação”. Abrirá uma tela em que o usuário indicará o local em que seu(s) arquivo(s) está(ão) armazenado(s) bem como se o arquivo refere-se a TXT ou XML.

Os manuais para importação de arquivo TXT está disponível no endereço http://www.emissornfe.fazenda.sp.gov.br/manuais.html.

Importante:

1. A versão do Manual de importação de arquivos TXT do programa Emissor não se confunde com a versão do leiaute da NF-e. A versão do manual pode ser obtida na página acima; a versão do leiaute da NF-e deve ser obtida no Manual de Integração do contribuinte, disponível na página de download.

2. Nos casos em que houver erro na importação do arquivo, o usuário poderá seguir os seguintes passos para identificar a falha:

• Digitar manualmente uma NF-e, exatamente com as mesmas informações existentes no arquivo que se está tentando importar;
• Exportar a NF-e gerada no formato TXT;
• Comparar os dois arquivos, o gerado pelo programa e o gerado pelo contribuinte;
• As diferenças identificadas poderão indicar falhas na geração do arquivo TXT.
  

11. Qual o procedimento a ser feito quando ocorrem problemas na abertura do programa (mensagem “Unable to Launch the application”)?

Uma das causas do erro é que o download do aplicativo não chegou ao fim.

Neste caso, basta clicar no link http://www.emissornfe.fazenda.sp.gov.br/emissorNFe.jnlp até que o download chegue ao fim.

É necessário estar conectado à Internet para que o aplicativo perceba que tem atualização e pergunte se quer atualizar a versão.

Outro motivo pode ser que o usuário esteja sem acesso à área de cache do Java, ou a área tenha sido removida. Neste caso é necessário que o usuário instale o Emissor de NF-e. Cada usuário necessita instalar o Emissor de NF-e, porque a área de cache do Java fica em pasta aos quais os outros usuários do micro não têm acesso.

Caso seja necessário desinstalar o programa, sugerimos os seguintes passos:

1) Remover o ícone do Desktop;
2) Ir no Painel de Controle e clicar em Java;
3) Clicar no botão View dentro da aba General;
4) Clicar com o botão direito do mouse em cima da aplicação "Emissor de Nota Fiscal Eletrônica - Versão de Testes" ou "Emissor de Nota Fiscal Eletrônica” e escolher a opção Delete.

Finalmente, outro motivo pode ser o fato de que o Emissor de NF-e tenha sido instalado dentro da rede corporativa da empresa, que exige autenticação do usuário para acesso à Internet. Como o Emissor de NF-e sempre inicia buscando os retornos da SEFAZ pendentes, o usuário deve autenticar-se para acesso à Internet antes de iniciar o Emissor de NF-e, ou o suporte à rede da empresa deve providenciar para que os endereços para SEFAZ sejam acessados sem a necessidade de autenticação de usuário. Em SP os IP´s a serem liberados são: Homologação: 201.55.62.10; Produção: 201.55.62.86.

12. As NF-es geradas em uma nova versão do Software Emissor de NF-e devem ter a seqüência de numeração continuada em relação à versão antiga?

Sim, as notas geradas em uma nova versão devem ter a seqüência de numeração continuada em relação às notas geradas em uma versão antiga.

Quando o usuário não muda a numeração e emite na nova versão notas iniciando do número 1 ocorre um outro problema, caso as notas já existam. O sistema autoriza notas com o mesmo número e série, desde que em anos diferentes. Entretanto, a Portaria CAT 162/2008 dispõe que a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido esse limite.

Caso já tenha emitido notas com numeração a partir do 1, deve lavrar termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência (RUDFTO), modelo 6, narrando o ocorrido, depois de retomar a seqüência que vinha sendo utilizada na versão anterior.

13. Como recuperar os arquivos XML´s ds NF-es autorizadas? (Nova!)

O correto é exportar a nota autorizada em XML e armazenar pelo prazo decadencial em local seguro.

Se não exportou em XML ou não guardou em local seguro, pode tentar recuperar o arquivo XML da NF-e junto ao seu destinatário, caso tenha enviado o arquivo ao destinatário da nota, ou pode tentar recuperar a nota digitando os dados constantes na consulta no site.

Para obter a chave de acesso da nota autorizada transmita a nota da mesma série e número da que necessita a chave de acesso, o arquivo XML ou o DANFE, que receberá como retorno o código do erro 539 e a chave de acesso da nota autorizada. Somente os campos referentes ao emitente, série e número da nota devem ser preenchidos corretamente, pois o objetivo desta transmissão é apenas obter a chave de acesso da nota autorizada.

Se for usuário do Emissor de NF-e gratuito e ao validar for gerada a mesma chave de acesso da nota autorizada, conseguirá recuperar o protocolo, da seguinte forma: assinar, voltar ao gerenciamento de notas, clicar na nota e clicar em consultar situação da nota na SEFAZ.

Se não obteve a mesma chave de acesso da nota autorizada, continuar a recuperação dos dados da nota original autorizada.

Caso não seja usuário do Emissor de NF-e gratuito, verifique junto ao fornecedor do seu aplicativo como recuperar a nota, em procedimento similar ao descrito acima.

O download do arquivo XML da NF-e está disponível para o destinatário da NF-e na tela de consulta à NF-e, em www.fazenda.sp.gov.br/nfe, menu Consulta à NF-e.

14. Como instalar o atalho do Emissor de NF-e, para que não precise ficar iniciando o aplicativo sempre a partir da página de download?

Para a instalação do atalho proceder da seguinte forma: