PERGUNTAS FREQÜENTES

VI. DANFE (DOCUMENTO AUXILIAR DA NF-e)

1. O que é e para o que serve o DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:

• conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
• acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc);
• Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e.

Características do DANFE:

• O DANFE deverá refletir exatamente o conteúdo dos campos do arquivo da NF-e, sendo vedada a impressão de informação que não conste no arquivo da NF-e.
• O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma;
• O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da Autorização de Uso da respectiva NF-e;
• o DANFE poderá ser impresso em uma única cópia para acompanhar o trânsito de mercadorias;
• Deverá ser impresso:

a) em papel comum, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso;
b) de modo que não prejudique a leitura das informações nele contidas;

• O DANFE poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico;
• A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso;
• Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese em que deverá ser reservado espaço de, no mínimo, 10 x 15 cm, em qualquer sentido, para atendimento ao disposto acima;
• A Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o leiaute do DANFE previsto em Ato Cotepe, para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE.

Artigo 15 - A Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o leiaute do DANFE previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE.
§ 1º - Ficam autorizadas as seguintes alterações no leiaute de impressão do DANFE, a partir da data da lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6:
1 - exclusão de campos do DANFE, desde que não sejam obrigatórios no leiaute da NF-e, exceto os constantes no quadros “Transportador / Volumes transportados”, “Dados do produto / serviços” e aos campos “Data de entrada” e “Data de saída”;
2 - inclusão de campos no DANFE, desde que o campo exista no leiaute da NF-e;
3 - utilização de código de barras em tamanho maior do padrão definido em Ato COTEPE, até o limite de 13 cm de comprimento, desde que utilizado papel de tamanho maior do que o A4 (210 x 297 mm) e igual ou inferior do que o ofício 2 (230 x 330 mm).
4 - exclusão das colunas referentes ao valor do IPI e alíquota do IPI no quadro “Dados do Produto/serviços”, desde que a atividade do contribuinte não esteja sujeita a incidência desse imposto. (Acrescentado o item pela Portaria CAT-173/09, de 01-09-2009; DOE 02-09-2009)
§ 2º - Na hipótese de operação interestadual, o disposto no § 1º aplica-se apenas se o Estado de destino autorizar as alterações no leiaute.

Cabe ressaltar que o DANFE não é, não substitui, e não se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.

2. Qual a finalidade do código de barras unidimensional impresso no DANFE?

O código de barras unidimensional contém a chave de acesso da Nota Fiscal Eletrônica e permite o uso de leitor de código de barras para consultar a NF-e no portal da Fazenda e nos sistemas de controle do contribuinte.

Esse código é apenas uma representação do Código de Acesso da NF-e (um código numérico de 44 posições). Reforçamos que o DANFE deve conter as duas representações, ou seja, deverá conter tanto o código numérico da Chave de Acesso como o código de barras correspondente.

3. Quem pode imprimir o DANFE e em que momento ele deve ser impresso?

O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NF-e antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

Respeitada a condição anteriormente descrita, o DANFE poderá ser impresso, reimpresso ou copiado a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

4. A emissão do DANFE é feita por um sistema individual? Como emitir o DANFE?

Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e. Não poderá haver divergências entre a NF-e e sua representação gráfica (DANFE).

5. O DANFE pode ser impresso em papel comum? Neste caso como fica a questão da segurança do DANFE?

Deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso; observado o disposto no artigo 14 da Portaria CAT 162/2008.

A segurança do sistema não é do DANFE em si, mas sim da NF-e a que ele se refere. A chave contida no DANFE é que permitirá, através de consulta no ambiente SEFAZ, verificar se aquela operação está ou não regularmente documentada por documento fiscal hábil (NF-e) e a que operação este documento eletrônico se refere.

6. É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NF-e?

Deverá existir apenas um DANFE por NF-e, porém este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.

Como o DANFE é único, o mesmo código de barras representativo da NF-e deverá constar em todas as folhas do DANFE.

7. Nos casos de operações interestaduais e de exportação o documento que irá acompanhar as mercadorias poderá ser o DANFE?

Sim, a NF-e substitui a Nota Fiscal em papel modelos 1, 1A ou 4 e o DANFE (representação gráfica simplificada da NF-e) é aceito no trânsito interestadual da mercadoria e no trânsito até o embarque da mercadoria nas operações de exportação.

A Receita Federal, os demais Estados da Federação e o Distrito Federal aprovaram o Modelo de Nota Fiscal Eletrônica e, independentemente de determinada Unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

A Cláusula oitava do Ajuste SINIEF 07/05, determina em seu parágrafo primeiro:

“Cláusula oitava Concedida a Autorização de Uso da NF-e, a administração tributária da unidade federada do emitente deverá transmitir a NF-e para a Receita Federal do Brasil.
§ 1º A administração tributária da unidade federada do emitente também deverá transmitir a NF-e para:
I - a unidade federada de destino das mercadorias, no caso de operação interestadual;
II - a unidade federada onde deva se processar o embarque de mercadoria na saída para o exterior;
III - a unidade federada de desembaraço aduaneiro, tratando-se de operação de importação de mercadoria ou bem do exterior;
IV - a Superintendência da Zona Franca de Manaus – SUFRAMA, quando a NF-e tiver como destinatário pessoa localizada nas áreas incentivadas.
(...)”

8. Há obrigatoriedade da guarda do DANFE (emitente e destinatário)?

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente e o destinatário deverão armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, emitente de NF-e, ela não precisará, portanto, guardar o DANFE (pois está obrigada a receber a NF-e), devendo guardar apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação em substituição ao arquivo eletrônico da NF-e, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e, e a concessão da Autorização de Uso da NF-e.

Importante observar que pelo §6º do artigo 9º da Portaria CAT 104/07, o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.

9. Se houver o extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, como o contribuinte emitente deve proceder?

O emitente deverá realizar a reimpressão do DANFE e encaminhá-lo ao transportador ou ao destinatário, caso a mercadoria já tenha sido entregue. O trânsito da mercadoria documentado por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente.

A reimpressão poderá ser dispensada se o destinatário já tiver recebido a mercadoria e não mantiver o DANFE em substituição ao arquivo digital da NF-e.

10. No caso de vendas para pessoa física, qual documento será entregue - o DANFE?

A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a Nota Fiscal de circulação de mercadorias Modelo 1, 1A ou 4, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a Nota Fiscal Modelo 1, 1A ou 4 também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.

Em quaisquer dos casos, a Nota Fiscal modelo 1, 1A ou 4 poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a sua existência e validade pela Internet.

11. É possível a alteração do leiaute do DANFE?

Sim, conforme previsto no artigo 15 da Portaria CAT 162/2008:

Artigo 15 - A Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o leiaute do DANFE previsto em Ato COTEPE, para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE.

§ 1º - Ficam autorizadas as seguintes alterações no leiaute de impressão do DANFE, a partir da data da lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência, modelo 6:

1 - exclusão de campos do DANFE, desde que não sejam obrigatórios no leiaute da NF-e, exceto os constantes no quadros “Transportador / Volumes transportados”, “Dados do produto / serviços” e aos campos “Data de entrada” e “Data de saída”;

2 - inclusão de campos no DANFE, desde que o campo exista no leiaute da NF-e;

3 - utilização de código de barras em tamanho maior do padrão definido em Ato COTEPE, até o limite de 13 cm de comprimento, desde que utilizado papel de tamanho maior do que o A4 (210 x 297 mm) e igual ou inferior do que o ofício 2 (230 x 330 mm).

4 - exclusão das colunas referentes ao valor do IPI e alíquota do IPI no quadro “Dados do Produto/serviços”, desde que a atividade do contribuinte não esteja sujeita a incidência desse imposto. (Acrescentado o item pela Portaria CAT-173/09, de 01-09-2009; DOE 02-09-2009)

§ 2º - Na hipótese de operação interestadual, o disposto no § 1º aplica-se apenas se o Estado de destino autorizar as alterações no leiaute.

12. Como deve ser emitido o DANFE em contingência?

- SCAN – Papel comum. O trânsito da Mercadoria apenas é permitido após a autorização de uso da NF-e junto à Receita Federal do Brasil;

- DPEC – Papel comum. O DANFE deverá ser impresso em no mínimo 2 (duas) vias, constando no corpo a expressão “DANFE impresso em contingência - DPEC regularmente recebido pela Receita Federal do Brasil”, tendo as vias a seguinte destinação:

I - uma das vias acompanhará o trânsito da mercadoria, devendo ser conservada em arquivo pelo destinatário, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS;
II - a outra via deverá ser conservada em arquivo pelo emitente, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS.

- FS / FS-DA: O DANFE deverá ser impresso em no mínimo 2 (duas) vias, constando no corpo a expressão “DANFE em contingência - Impresso em decorrência de problemas técnicos”, tendo as vias a seguinte destinação:

I - uma das vias acompanhará o trânsito da mercadoria, devendo ser conservada em arquivo pelo destinatário, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS;
II - a outra via deverá ser conservada em arquivo pelo emitente, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS.

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