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Nota Fiscal Eletrônica

PERGUNTAS FREQÜENTES


V. MODELO OPERACIONAL (O QUE MUDA COM A NF-e)

 

1. Como funciona o modelo operacional da NF-e?

De maneira simplificada, a empresa emissora de NF-e gerará um arquivo eletrônico que deverá conter as informações fiscais da operação comercial e também ser assinado digitalmente pelo emitente para garantir a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Este arquivo eletrônico, que corresponde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), será então transmitido pela Internet para a Secretaria da Fazenda que fará uma pré-validação do arquivo e devolverá uma Autorização de Uso, sem a qual não poderá haver o trânsito da mercadoria.

Após a autorização da NF-e, a Secretaria da Fazenda disponibilizará consulta, na Internet, para o destinatário e outros legítimos interessados que detenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Este mesmo arquivo da NF-e será ainda transmitido, pela Secretaria de Fazenda, para a Receita Federal, que será repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de uma operação interestadual, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação.

Para acompanhar o trânsito da mercadoria será impressa uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, intitulado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), em papel comum, e única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelos Postos Fiscais de Fronteira dos demais Estados.

Nas questões abaixo, foram relacionadas as principais dúvidas das principais etapas do processo de emissão de uma NF-e.


• EMISSÃO E AUTORIZAÇÃO DA NF-e


2. Quais são as validações realizadas pela Secretaria da Fazenda na autorização de uma NF-e?

Na recepção de cada NF-e pela Secretaria da Fazenda, para fins de autorização de uso, é feita uma validação de forma, sendo validados:

• Assinatura digital – para garantir a autoridade da NF-e e sua integridade;
• Formato de campos – para garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos da NF-e (por exemplo, um campo valor preenchido com letras);
• Numeração da NF-e – para garantir que a mesma NF-e não seja recebida mais do que uma vez;
• Emitente autorizado – se a empresa emitente da NF-e está credenciada e autorizada a emitir NF-e na Secretaria da Fazenda;

Dessa forma, uma NF-e estar com seu uso autorizado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) significa simplesmente que a SEFAZ recebeu uma declaração da realização de uma determinada operação comercial a partir de determinada data e que verificou previamente determinados aspectos formais (autoria, formato e autorização do emitente) daquela declaração, não se responsabilizando, em nenhuma hipótese, pelo aspecto de mérito da mesma que é de inteira responsabilidade do emitente do documento fiscal.

Caso na validação sejam detectados erros ou problemas com assinatura digital, formato de campos ou numeração, a NF-e será rejeitada, não sendo, neste caso, gravada no Banco de Dados da SEFAZ.

Importante: ao rejeitar uma NF-e, a SEFAZ sempre indicará o motivo da rejeição na forma de códigos de erros e a respectiva mensagem de erro. Esses códigos podem ser consultados no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção Download.

A SEFAZ poderá, ainda, denegar uma NF-e caso o emitente não esteja mais autorizado a emitir NF-e. Neste caso, aquela NF-e será gravada na SEFAZ com status “Denegado o uso” e o contribuinte não poderá utilizá-la. Em outras palavras, o número da NF-e denegada não poderá mais ser utilizado, cancelado ou inutilizado.


3. Quanto tempo demora a autorização de NF-e pela Secretaria da Fazenda?

A infra-estrutura de recepção das NF-e é dimensionada para que um lote de Notas Eletrônicas seja autorizado em poucos segundos.

As Secretarias de Fazenda Estaduais se comprometem a processar os lotes de notas fiscais recebidas em até 3 minutos em no mínimo 95% do total do volume recebido no período de 24 horas. Este indicador de performance será constantemente avaliado e aperfeiçoado pelo Comitê Gestor e os contribuintes emissores de NF-e.


4. Como deve ser a numeração / séries da NF-e em relação à Nota Fiscal em papel?

A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela Nota Fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é “55” e os modelos das Notas Fiscais em papel correspondentes são “1 ou 1A”.

Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.

O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, observado, no Estado de São Paulo, o disposto no artigo 196 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 45.490, de 30 de novembro de 2000, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO (modelo 6).


5. Qual o limite de produtos (itens) em uma única NF-e?

Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.

Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.

Importante:

• Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas;
• A Chave de Acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.


6. Em que estabelecimento deve ser emitida a NF-e?

A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória.

Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.

A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.

O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor credenciado e assinada digitalmente com o certificado digital do estabelecimento emissor credenciado ou do estabelecimento matriz do emissor credenciado.


7. A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?

No caso de uma operação documentada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando.


8. É possível o envio por lote de NF-e ou a emissão deve ser feita nota a nota?

A NF-e é um documento autônomo e a sua emissão deve ser feita nota a nota, sendo que cada NF-e deve ter a sua assinatura digital individual.

O processo de transmissão da NF-e, no entanto, deve ser realizado em lotes. O lote de NF-e pode conter até 50 NF-e (ou seja, pode conter até mesmo uma única NF-e), não devendo, entretanto, exceder o tamanho máximo de 500 Kbytes.


9. Se alguma NF-e for rejeitada, todo o lote será rejeitado também?

Não. As NF-e podem ser transmitidas em lote, mas a validação é sempre individual, nota a nota.

Desta forma, se num lote de 50 NF-e´s 3 forem rejeitadas, a SEFAZ retornará a autorização de uso de 47 NF-e´s e a rejeição de 3.


10. A NF-e pode ser emitida também pela digitação no site na Internet da Secretaria da Fazenda?

Não, o modelo nacional da nota fiscal eletrônica pressupõe a existência de arquivo eletrônico autônomo com assinatura digital gerado pelo contribuinte a partir de seus sistemas, a partir de sistema adquirido de terceiros ou a partir do programa emissor de NF-e disponibilizado pela SEFAZ/SP.


• CORREÇÃO, CANCELAMENTO E INUTILIZAÇÃO DE NF-e


11. É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida?

Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.

O emitente poderá:

  • dentro de certas condições, cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção Downloads.
  • dentro de certas condições, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica complementar. Vide a questão 14 para maiores informações.
  • sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Não poderão ser sanados erros relacionados às variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota; a dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do remetente ou do destinatário; à data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria. A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá observar o leiaute estabelecido em Ato COTEPE.


12. Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?

Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. O prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 24 horas a partir da autorização de uso.

Para proceder ao cancelamento, o emitente deverá fazer um pedido específico gerando um arquivo XML para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento também deverá ser autorizado pela SEFAZ. O Layout do arquivo de solicitação de cancelamento poderá ser consultado no Manual de Integração do Contribuinte, disponível na seção Downloads.

Após o prazo regulamentar de 24 horas da autorização de uso da NF-e, os Pedidos de Cancelamento de NF-e transmitidos à Secretaria da Fazenda serão recebidos via sistema até 480 horas da Autorização de Uso da NF-e, porém neste segundo caso o emitente fica sujeito à penalidade prevista no item z1 do Inciso IV do artigo 527 do Regulamento do ICMS.

Após este prazo de 480 horas da autorização de uso da NF-e, a NF-e pode ser cancelada somente com a aprovação do Posto Fiscal de vinculação. O pedido deve ser acompanhado da:
1. chave de acesso da NF-e a ser cancelada extemporaneamente;
2. folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas, correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da EFD (Escrituração Fiscal Digital);
3. comprovação de que a operação não ocorreu:

  • declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e de que faz uso da Escrituração Fiscal Digital ou, não sendo este o caso, declaração firmada pelo representante legal do destinatário/remetente paulista da NF-e que não ocorreu a operação e de que não utilizou como crédito o valor do imposto registrado no documento fiscal ou;
  • tratando-se de pedido que envolva estabelecimento situado em outra unidade da Federação, cópia de correspondência entregue pelo destinatário à repartição fiscal do seu domicílio, em que declare que não utilizou como crédito, ou que estornou, a quantia restituenda ou compensada.
A resposta do pedido será enviada via Domicílio Eletrônico do Contribuinte - DEC.
Após a autorização do Posto Fiscal de vinculação, o emitente da NF-e deve transmitir o cancelamento da NF-e como evento, via sistema, dentro do prazo de 15 dias.

O status de uma NF-e (autorizada, cancelada, etc) sempre poderá ser consultada no site da Secretaria da Fazenda do Estado da empresa emitente ou no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica (www.nfe.fazenda.gov.br).


13. Como fica a chamada carta de correção no caso de utilização da NF-e?

O contribuinte pode utilizar a Carta de Correção Eletrônica nos termos do artigo 19 da Portaria CAT 162/2008:

“Artigo 19 - Após a concessão da Autorização de Uso da NFe, o emitente poderá sanar erros em campos específicos da NFe, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda.
§ 1° - Não poderão ser sanados erros relacionados:
1 - às variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota;
2 - a dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do remetente ou do destinatário;
3 - à data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria.
§ 2° - A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá:
1 - observar o leiaute estabelecido em Ato Cotepe;
2 - conter assinatura digital do emitente, certificada por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, contendo o CNPJ do emitente ou da matriz;
3 - ser transmitida via Internet, com protocolo de segurança ou criptografia.
§ 3° - A comunicação da recepção da CC-e pela Secretaria da Fazenda:
1 - será efetuada pela Internet, mediante protocolo disponibilizado ao emitente ou a terceiro por ele autorizado, contendo, conforme o caso, o número do protocolo, a chave de acesso, o número da NF-e e a data e a hora do recebimento;
2 - não implica validação das informações contidas na CC-e.
§ 4° - Quando houver mais de uma CC-e para uma mesma NF-e, deverão ser consolidadas na última CC-e todas as informações retificadas anteriormente.”

Conforme inciso II da cláusula segunda do Ajuste SINIEF 10/11, que acrescentou o parágrafo 7º na cláusula décima quarta-A do Ajuste SINIEF 07/05, a partir de 1º de julho de 2012 não poderá ser utilizada carta de correção em papel para sanar erros em campos específicos de NF-e.


14. Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de NF-e (há previsão de NF-e complementar)? E erros mais simples como nome do cliente, erro no endereço, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ?

Com relação à Carta de Correção, vide a questão 13.

Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.

Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e deverá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.

Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação. As hipóteses de emissão de NF complementar podem ser consultadas no Artigo 182 do RICMS.


15. O que é a inutilização de número de NF-e?

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.

A funcionalidade de inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.


• ENVIO DA NF-e E DA MERCADORIA AO DESTINATÁRIO


16. Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao meu cliente? Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DANF-e?

É obrigatória a entrega da NF-e pelo fornecedor da mercadoria ao seu cliente. Nos termos do § 6º do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.

A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto acima deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação.

O Artigo 30, Inciso II, parágrafo único e o artigo 33 da Portaria CAT 162/2008 determinam:

“Artigo 30, Inciso II, § único:
Na hipótese de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e:
1 - alternativamente ao arquivo digital da NF-e, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e;
2 - a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE, observado o disposto no “caput’.
Art. 33 - O emitente e o destinatário da NF-e deverão:
I - conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, para apresentação ao fisco, quando solicitado;”

Quanto à forma como será feita a entrega da NF-e ao cliente, não há regras estabelecidas pela SEFAZ, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizado num site e acessível mediante uma senha, etc.


17. O que acompanhará o trânsito da mercadoria documentada por NF-e?

O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

O DANFE deverá ser em papel comum, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso.

Para maiores informações, vide as questões abaixo relativas ao DANFE, consulte a cláusula nona do Ajuste SINIEF 07/05, ou consulte o artigo 14 da Portaria CAT 162/2008.


18. A NF-e será aceita em outros Estados e pela Receita Federal?

Sim. A Receita Federal e os Estados da Federação aprovaram o Modelo de Nota Fiscal Eletrônica pelo Ajuste SINIEF 07/05 e suas alterações. Independentemente de determinada Unidade da Federação estar ou não preparada para que seus contribuintes sejam emissores de Nota Fiscal Eletrônica, o modelo é reconhecido como hábil para acompanhar o trânsito e o recebimento de mercadorias em qualquer parte do território nacional.

A partir de março de 2009, no Estado de São Paulo, toda NF-e é transmitida para a Receita Federal do Brasil, que fica encarregada de retransmiti-la para a Secretaria da Fazenda do Estado destinatário da mercadoria e para a SUFRAMA, se as mercadorias forem destinadas a outros Estados ou para a área incentivada da SUFRAMA.


19. Como fica a confirmação de entrega da mercadoria com a NF-e?

Não há nenhuma alteração com relação aos procedimentos comerciais existentes com a Nota Fiscal em papel. No Layout do DANFE existe a previsão de um espaço destinado à confirmação da entrega da mercadoria. Este canhoto poderá ser destacado e entregue ao remetente.

Futuramente, as unidades federadas envolvidas na operação ou prestação poderão, mediante protocolo ICMS, exigir informações do destinatário com relação ao Recebimento das mercadorias e serviços constantes da NF-e, a saber:

I – confirmação do recebimento da mercadoria documentada por NF-e;

II – Confirmação de recebimento da NF-e, nos casos em que não houver mercadoria documentada;

III – Declaração do não recebimento da mercadoria documentada por NF-e;

IV – Declaração de devolução total ou parcial da mercadoria documentada por NF-e

20. Como proceder nos casos de recusa do recebimento da mercadoria em operação documentada por NF-e?

A recusa da mercadoria pode ocorrer de duas formas: ou o destinatário emite uma Nota Fiscal de devolução de compras, ou o destinatário recusa a mercadoria no verso do próprio DANFE, destacando os motivos que o levaram à isso.

Nesta segunda hipótese, o emitente da NF-e irá emitir uma NF-e de entrada para receber a mercadoria devolvida.

Importante:

• Como houve a circulação da mercadoria, a NF-e original não poderá ser cancelada;
• Caso a Nota Fiscal de devolução emitida pelo comprador também seja Eletrônica, esta deverá, como todas as NF-e, ser previamente autorizada pelo Fisco.

Futuramente, as unidades federadas envolvidas na operação ou prestação poderão, mediante protocolo ICMS, exigir informações do destinatário com relação ao Recebimento das mercadorias e serviços constantes da NF-e, a saber:

I – Confirmação do recebimento da mercadoria documentada por NF-e;

II – Confirmação de recebimento da NF-e, nos casos em que não houver mercadoria documentada;

III – Declaração do não recebimento da mercadoria documentada por NF-e;

IV – Declaração de devolução total ou parcial da mercadoria documentada por NF-e

 


• CONSULTA DE UMA NF-e NA INTERNET


21. A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória ou facultativa?

A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da NF-e.

Nos termos da Portaria CAT 162/2008:

Art. 30 - Ao receber uma NF-e, o destinatário deverá verificar:
I - a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e;
II - a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.
Parágrafo único - Na hipótese de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e:
1 - alternativamente ao arquivo digital da NF-e, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e;
2 - a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE, observado o disposto no “caput”.

A Validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e poderá ser verificada utilizando-se o programa “Visualizador da NF-e”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil e disponível para download aqui e no site www.nfe.fazenda.gov.br.

É importante frisar que a consulta da NF-e na internet permite que o destinatário da mercadoria tenha mais segurança na operação, pois é um mecanismo de verificação se operação foi declarada ao fisco.

Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NF-e.


22. Como funciona a consulta da NF-e na Internet?

As Notas Fiscais Eletrônicas emitidas no Estado de São Paulo podem ser consultadas na página da NF-e: seção Consulta à NF-e. A consulta da NF-e na Internet pode ser feita também no Portal Nacional (www.nfe.fazenda.gov.br).

Para a visualização das informações da NF-e é necessário fornecer a Chave de Acesso da Nota Fiscal, impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Esta chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Esta chave pode ser digitada, capturada com o uso do Leitor de Código de Barras unidimensional, ou obtida diretamente do arquivo eletrônico da NF-e.

A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção pela SEFAZ. Findo este prazo, a consulta poderá retornar informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.

Atenção: Na consulta na Internet não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica da NF-e, e nem o seu DANFE. O usuário conseguirá, no entanto visualizar as suas informações.


23. Como proceder quando a Nota Fiscal Eletrônica constar como “inexistente” no ambiente Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br)?

A Nota Fiscal Eletrônica poderá ser consultada tanto no site da Secretaria da Fazenda do emitente (SEFAZ que a autorizou o documento fiscal) quanto no ambiente nacional. A autorização de uso da NF-e pode ser consultada em quaisquer dos dois sites.

Conforme o modelo operacional (vide a questão 1 desta seção), após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas técnicos que adiem esta transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização.

Neste caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou. No Estado de São Paulo a consulta está disponível na seção Consulta.

A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que o mesmo conste como autorizado no site da SEFAZ do emitente.

No caso de contingência em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em contingência (vide as questões sobre “Contingência com a NF-e”), se no prazo de 168 horas contadas do recebimento da mercadoria o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NFe, deverá comunicar o fato ao Posto Fiscal de sua vinculação.


24. A consulta a uma NF-e é um serviço pago ou gratuito?

A consulta de uma NF-e no site da SEFAZ do emitente ou no site nacional é gratuita. Para proceder à consulta, o usuário precisa ter em mãos o código de acesso da NF-e com 44 posições, existente no arquivo digital ou no DANFE que acompanhou a mercadoria.


25. Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada?

A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a sua autorização de uso.

Findo este prazo, a consulta retornará informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e ficará disponível pelo prazo decadencial.


26. Existe alguma forma de se consultar no sistema da Secretaria da Fazenda o status de várias notas fiscais eletrônicas de uma única vez?

Os portais das Secretarias de Fazenda disponibilizam Web Services para consultar o status de uma nota eletrônica por vez. No site, a consulta às NF-e também devem ser realizadas uma a uma.


• ESCRITURAÇÃO DAS NF-e


27. As empresas que ainda não emitem NF-e poderão escriturar o DANFE sem a consulta da NF-e?

O DANFE é mera representação gráfica da NF-e e não se confunde com a NF-e. Aos contribuintes que não estão preparados para recepcionar a NF-e é facultado proceder a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE e manter o DANFE em arquivo em substituição à NF-e.

Contudo, a obrigação de verificar a validade da assinatura digital, a autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de uso da NF-e se aplica a todos os destinatários, sejam eles credenciados a emitir a NF-e ou não, tratando-se de uma segurança adicional ao destinatário.


28. Se minha empresa for autorizada a emitir NF-e ela deverá, obrigatoriamente, estar preparada para receber e escriturar NF-e na entrada de mercadorias?

A empresa não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.

Os contribuintes credenciados a emitir a NF-e estão obrigados a manter em arquivo digital as NF-e recebidas pelo prazo previsto na legislação tributária. A escrituração da NF-e deverá ser realizada com os dados contidos na NF-e, obedecendo às mesmas disposições e prazos aplicáveis aos demais documentos fiscais.

Importante observar que pelo §6º do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.


29. Como os contabilistas terão acesso às NF-e de seus clientes?

Com relação às NF-e emitidas, os contabilistas poderão requisitá-las junto a seus clientes e visualizá-las por meio do Visualizador desenvolvido pela Receita Federal e disponível para download tanto no site nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br) como neste site, na seção Download.

Com o intuito de facilitar o trabalho dos contabilistas e das empresas na escrituração de NF-e recebidas, a SEFAZ/SP disponibilizará, futuramente, um serviço para que os contabilistas e as empresas possam consultar, durante certo prazo de tempo, as NF-e recebidas.

Importante observar que pelo §6º do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.


30. Como os contabilistas poderão escriturar uma NF-e recebida por uma empresa?

Os procedimentos e obrigatoriedade de escrituração fiscal não foram alterados com a NF-e.

A NF-e permite, no entanto, uma potencial simplificação do procedimento, ou seja, dependendo do nível de adaptação que seja feita nos sistemas internos de escrituração, esta poderá ser automatizada em maior ou menor escala por meio, por exemplo, de recuperação automática de informações do arquivo de uma NF-e.

Art. 30 - Ao receber uma NF-e, o destinatário deverá verificar:
I - a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e;
II - a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.
Parágrafo único - Na hipótese de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e:
1 - alternativamente ao arquivo digital da NF-e, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e;
2 - a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE, observado o disposto no “caput’.

Art. 33 - O emitente e o destinatário da NF-e deverão:
I - conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, para apresentação ao fisco, quando solicitado;
II - utilizar o código “55” na escrituração da NF-e, para identificar o modelo.

Ainda com relação a este assunto, importante destacar o artigo 39 da Portaria CAT 162/2008:

Art. 39 - Deverão ser escrituradas no Livro Registro de Entradas ou no Livro Registro de Saídas, sem valores monetários e de acordo com a legislação pertinente, as informações relativas:
I - aos números de NF-e que tiverem sido inutilizados;
II - aos números de NF-e utilizados em arquivos digitais que tiveram a Autorização de Uso de NF-e denegada;
III - às NF-e emitidas e posteriormente canceladas.


31. Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se a NF-e permite 9 caracteres?

O Manual de Orientação do Convênio ICMS 57/95 (SINTEGRA) prevê o tratamento para a situação reportada, no item 11.1.9A, a seguir transcrito:

“11.1.9A – CAMPO 08 - Se o número do documento fiscal tiver mais de 6 dígitos, preencher com os 6 últimos dígitos”


• CONTINGÊNCIA COM A NF-e


32. Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e?

O contribuinte tem à disposição 3 alternativas de contingência, à sua escolha:

I – Sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN).

Características:

  • O SCAN é previamente acionado pela SEFAZ, quando a mesma está indisponível para autorizar NF-e. O contribuinte poderá saber se o SCAN está habilitado ou não consultando o site www.fazenda.sp.gov.br/nfe ou enviando um e-mail para nfe_indisponibilidade@fazenda.sp.gov.br.
  • A NF-e deve ser transmitida pelo contribuinte para a Receita Federal do Brasil. Consulte as URL´s do SCAN aqui;
  • Indicar no campo “TpEmiss” o valor “3”;
  • A NF-e deve ser emitida com séries dentro da faixa 900 a 999. A numeração deve ser seqüencial dentro de cada série;
  • O DANFE poderá ser impresso em papel comum (não é necessário formulário de segurança);
  • As consultas da NF-e deverão ser feitas no site nacional da NF-e: www.nfe.fazenda.gov.br;

II – Formulário de Segurança (FS) / Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA).

Características:

  • O DANFE deverá ser impresso em no mínimo 2 (duas) vias, constando no corpo a expressão “DANFE em contingência - Impresso em decorrência de problemas técnicos”, tendo as vias a seguinte destinação:

    I - uma das vias acompanhará o trânsito da mercadoria, devendo ser conservada em arquivo pelo destinatário, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS;
    II - a outra via deverá ser conservada em arquivo pelo emitente, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS.

  • O contribuinte emitente deverá transmitir à Secretaria da Fazenda os arquivos digitais gerados em situação de contingência, em até 168 (cento e sessenta e oito) horas contadas da emissão da NF-e.
  • Indicar no campo “TpEmiss” o valor “2” (FS) ou “5” (FS-DA), conforme o caso;

III – Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC).

Características:

  • O DANFE deverá ser impresso em no mínimo 2 (duas) vias, constando no corpo a expressão “DANFE impresso em contingência - DPEC regularmente recebido pela Receita Federal do Brasil”, tendo as vias a seguinte destinação:

    I - uma das vias acompanhará o trânsito da mercadoria, devendo ser conservada em arquivo pelo destinatário, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS;
    II - a outra via deverá ser conservada em arquivo pelo emitente, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS.

  • O DANFE impresso será considerado documento inábil quando não tiver ocorrido a regular recepção da DPEC pela Receita Federal do Brasil;
  • O DANFE poderá ser impresso em papel comum;
  • Indicar no campo “TpEmiss” o valor “4”;
  • Deverá ser gerado e assinado um arquivo XML com os seguintes dados:

    o Dados do lote (cabeçalho do XML):

    - CNPJ-14 Emitente
    - Inscrição estadual Emitente

    o Dados das NF-e (corpo do XML):

    - Chave de acesso
    - CNPJ destinatário
    - Valor total da NF-e
    - UF destinatário
    - Valor do ICMS
    - Valor do ICMS-ST

  • O arquivo poderá ser transmitido para a Receita Federal do Brasil ou o usuário poderá fazer “upload” do arquivo no site www.nfe.fazenda.gov.br. Consulte as URL´s do DPEC aqui;
  • A série da NF-e, quando utilizada, deverá ser menor do que 899;

Nos casos de FS, FS-DA ou DPEC:

  • Na hipótese de rejeição dos arquivos digitais transmitidos, o contribuinte emitente deverá gerar novamente o arquivo digital da NF-e, com o mesmo número e série, sanando a irregularidade, e transmiti-lo à Secretaria da Fazenda, solicitando, com isso, nova Autorização de Uso da NF-e, sendo vedada a alteração:

I - das variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota;
II - dos dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço do remetente ou do destinatário;
III - à data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria.

Neste caso, concedida a Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá:

1 - comunicar o fato ao destinatário, relacionando as alterações efetuadas no arquivo da NF-e;
2 - enviar o arquivo digital da NF-e autorizada ao destinatário;
3 - imprimir o DANFE correspondente à NF-e autorizada, no mesmo tipo de papel utilizado para imprimir o DANFE original, em 2 (duas) vias, devendo:

a) enviar uma via ao destinatário, que deverá conservá-la pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, juntamente com a via do DANFE originalmente recebida;
b) conservar a outra via, em arquivo, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS.

  • Relativamente ao arquivo digital da NF-e transmitido antes da ocorrência de problemas técnicos e pendente de retorno quanto à Autorização de Uso da NF-e, o contribuinte emitente, após sanados os problemas técnicos, deverá consultar se a respectiva Autorização de Uso da NF-e foi concedida.
    • Na hipótese de ter sido concedida a Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá solicitar o cancelamento da NF-e, se a operação tiver sido acobertada por outra NF-e, cujo arquivo digital tenha sido gerado em situação de contingência.
    • Na hipótese de rejeição do arquivo digital da NF-e ou de pendência de retorno da solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá solicitar a inutilização do número da NF-e.

Consulte também os artigos 20 a 29 da Portaria CAT 162/2008.


33. Como fica a numeração das Notas Fiscais emitidas em contingência?

Quando, em decorrência de problemas técnicos, não for possível transmitir o arquivo digital da NF-e à Secretaria da Fazenda ou obter resposta relativa à Autorização de Uso da NF-e, o contribuinte deverá gerar outro arquivo digital, informando que o referido arquivo digital foi gerado em situação de contingência, conforme definido em Ato COTEPE, e adotar uma das alternativas listadas na questão anterior.

No caso do SCAN: as séries devem variar de 900 a 999. Nos demais casos, a série, quando houver, deverá ser inferior a 899.

A numeração deve ser seqüencial dentro de cada série.

Atenção:

  • Na hipótese de rejeição dos arquivos digitais transmitidos, o contribuinte emitente deverá gerar novamente o arquivo digital da NF-e, com o mesmo número e série, sanando a irregularidade, e transmiti-lo à Secretaria da Fazenda, solicitando, com isso, nova Autorização de Uso da NF-e, sendo vedada a alteração:

    I - das variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota;
    II - dos dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço do remetente ou do destinatário;
    III - à data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria.

    Neste caso, concedida a Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá:

    1 - comunicar o fato ao destinatário, relacionando as alterações efetuadas no arquivo da NF-e;
    2 - enviar o arquivo digital da NF-e autorizada ao destinatário;
    3 - imprimir o DANFE correspondente à NF-e autorizada, no mesmo tipo de papel utilizado para imprimir o DANFE original, em 2 (duas) vias, devendo:

    a) enviar uma via ao destinatário, que deverá conservá-la pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, juntamente com a via do DANFE originalmente recebida;
    b) conservar a outra via, em arquivo, pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS.

  • Relativamente ao arquivo digital da NF-e transmitido antes da ocorrência de problemas técnicos e pendente de retorno quanto à Autorização de Uso da NF-e, o contribuinte emitente, após sanados os problemas técnicos, deverá consultar se a respectiva Autorização de Uso da NF-e foi concedida.
    • Na hipótese de ter sido concedida a Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá solicitar o cancelamento da NF-e, se a operação tiver sido acobertada por outra NF-e, cujo arquivo digital tenha sido gerado em situação de contingência.
    • Na hipótese de rejeição do arquivo digital da NF-e ou de pendência de retorno da solicitação de Autorização de Uso da NF-e, o emitente deverá solicitar a inutilização do número da NF-e.

34. Quando o SCAN (sistema de contingência do Ambiente Nacional) poderá ser utilizado?

O SCAN é previamente acionado pela SEFAZ, quando a mesma está indisponível para autorizar NF-e. O contribuinte poderá saber se o SCAN está habilitado ou não consultando o site www.fazenda.sp.gov.br/nfe ou enviando um e-mail para nfe_indisponibilidade@fazenda.sp.gov.br.

Características do SCAN:

  • A NF-e deve ser transmitida pelo contribuinte para a Receita Federal do Brasil. Consulte as URL´s do SCAN aqui;
  • Indicar no campo “TpEmiss” o valor “3”;
  • A NF-e deve ser emitida com séries dentro da faixa 900 a 999. A numeração deve ser seqüencial dentro de cada série;
  • O DANFE poderá ser impresso em papel comum (não é necessário formulário de segurança);
  • As consultas da NF-e deverão ser feitas no site nacional da NF-e: www.nfe.fazenda.gov.br.br;


35. O usuário poderá adotar quaisquer alternativas de contingência ou deverá obedecer a alguma hierarquia entre elas?

Não há hierarquia dentre as alternativas de contingência. O contribuinte pode optar por quaisquer das formas implementadas, observado que o SCAN só poderá ser utilizado uma vez que tenha sido acionado pela SEFAZ.


36. O usuário que optar por utilizar uma alternativa de contingência poderá optar, em outro momento, por outra alternativa?

Sim. O contribuinte que optar, em determinado momento, por uma forma de contingência, poderá optar, em outro momento, por outra alternativa.


37. Como funciona a contingência com a DPEC (Declaração Prévia de Emissão em Contingência)?

Ao optar por adotar o uso do Sistema de Contingência Eletrônica, o emissor de NF-e deve executar os seguintes procedimentos:

a) Geração do DPEC

  • alterar o tp_Emis das NF-e que deseja emitir em Sistema de Contingência Eletrônica para “4”;
  • regerar as notas fiscais e os lotes de NF-e;
  • gerar o arquivo XML de Declaração Prévia de Emissão em Contingência – DPEC, com as seguintes informações das NF-e que compõe um lote de NF-e:
    • chave de acesso;
    • CNPJ ou CPF do destinatário;
    • UF de localização do destinatário;
    • Valor Total da NF-e;
    • Valor Total do ICMS;
    • Valor Total do ICMS ST;
    • o arquivo gerado deve ser complementado com outras informações de controle como
    • CNPJ, a IE e a UF de localização do contribuinte e assinado digitalmente com o certificado digital do emissor dos documentos contidos no arquivo;

    A adoção do mesmo critério de formação de lotes para formar a Declaração Prévia de Emissão em Contingência é recomendada para facilitar a posterior transmissão da NF-e.

    O contribuinte deve manter um rígido controle de transmissão das NF-e emitidas no Sistema de Contingência Eletrônica, para evitar que venha a ser penalizado pela não transmissão das NF-e emitidas em contingência.

b) Informações de controle

A informação da versão do leiaute dos dados será informada no elemento sceCabecMsg do SOAP Header (para maiores detalhes vide item 3.4 do manual de contingência).

c) Envio das informações

A mensagem do lote será transmitida através do WebService do Sistema de Contingência Eletrônica (vide endereços aqui) ou por meio de upload no portal nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br). Para fazer o upload não é necessário banda larga de internet, bastando o uso de uma linha discada e, por exemplo, um provedor gratuito.

d) caso haja sucesso na transmissão, a Receita Federal do Brasil devolverá um recibo;

e) o DANFE poderá ser impresso com papel comum e poderá acompanhar o trânsito da mercadoria;

f) Superado o problema técnico, e no prazo máximo de 168 horas, a NF-e deverá ser transmitida para a Secretaria da Fazenda a que o estabelecimento estiver sujeito.


38. Como o DANFE deve ser impresso no caso do SCAN?

Uma vez utilizado o SCAN e tendo sida a NF-e autorizada junto à Receita Federal do Brasil, o DANFE poderá ser impresso em papel comum.


39. Como o DANFE deve ser impresso no caso da DPEC?

Uma vez utilizada A DPEC e tendo sido o arquivo regularmente recebido e autorizado pela Receita Federal do Brasil, o DANFE poderá ser impresso em papel comum.

 


• PESSOAS FÍSICAS


40. As Pessoas Físicas também receberão a NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica substitui, atualmente, a Nota Fiscal de circulação de mercadorias Modelo 1, 1A ou 4, normalmente emitida em operações entre empresas. É possível que as empresas emitam a Nota Fiscal Modelo 1, 1A ou 4 também a consumidores pessoas físicas em determinadas situações.

Em quaisquer dos casos, a Nota Fiscal modelo 1, 1A ou 4 poderá ser substituída pela Nota Fiscal Eletrônica, sendo que o consumidor final, pessoa física, receberá o DANFE como representação do documento fiscal e poderá consultar a existência e validade da correspondente NF-e pela Internet.


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